事半功倍巧用“文档结构图”管理文件

平时大家都将自己的文档统统放置于某一文件夹下(如我的文档中),不过文件多了以后,管理和查找起来很不方便。其实Word中有一项“文档结构图”功能,它可以把长篇文档的目录提取出来,只要单击相应的目录就可以快速定位到具体的章节。如果我们将文件夹的文件目录制作成DOC文档,然后利用“文档结构图”功能就可以快速定位任意文档了。     

自由更改Word的“打开／保存”默认文件夹

在使用Office Word进行文档处理的过程中．通常会使用菜单栏中的“文件→打开”选项来打开文档文件或者使用。文传→保存。选项来保存文档文件，默认情况下在弹出的“打开”和“保存”对话框中，Office会自动定位到“我的文档”显示出该目录下的全部Office文档，以便用户快速打开所需文件。     

使用技巧两则

标题。 ２）利用“目录”实现跳转 首先,在需要实现跳转的文档内容前面键入相应标题。然后,选定标题,在“格式工具栏”最前面的“样式”按钮下拉列表中选定“标题１”（注意,“标题１”表示一级标题,并不表示第一个标题）。将光标定位于文档首部,单击“插入”菜单下的“索引和目录”,在对话框中选定“目录”选项卡下的一种格式,单击“确定”。这样,我们就建立了一个类似于书刊前面的目录表,只要光标移至表中的页码处就会变成手掌型,单击页码即可快速跳转到对应的文档内容。 在浏览Ｗｉｎｄｏｗｓ中的“帮助”菜单时,常会看到一…     

1秒钟保护重要文档

作为公司文秘人员，定期将“我的文档”中正在处理使用的文档进行备份是一个良好的习惯。但是在复制过程中，如果“我的文档”中的文件与目录文件夹中有许多同名文件，就会弹出一个提示框，询问你是否覆盖。通常情况下，为了避免误操作覆盖重要文档，     

文档结构图更好看

在使用Word编辑一些大型的文档时,内行的朋友们都习惯使用文档结构图来辅助编辑,这样既可以很好地控制格式、段落又方便后期的目录导出。可以轻松地修改Word中的文字格式,而文档结构图中的文字字体如何修改呢?下面就教大家一招,让文档结构图来得更好看些!第一步:打开使用了文档结构图的文档,然后单击菜单“视图→文档结构图”,这样便将文档结构图显示出来了。第二步:单击菜单“格式/样式和格式”,在展开的“样式和格式”窗口中的“显示”列表中选择“自定义”,在打开的窗口中的“类别”列表中选择“所有样式”,接下来在“可见样式”列表中…     

FrontPage在文档管理中的应用

本文介绍如何利用 ＦｒｏｎｔＰａｇｅ ２０００建立一个单位文档管理库,充分利用ＦｒｏｎｔＰａｐｅ的超强链接功能,快速查询到自己所需的文档。以一技术文档库为例,该文档主要分软件工程研究、工业控制技术、铁路信号处理系统、现场总线技术、网络与信息系统几大模块,在每大块下是一些实际应用的项目实例,每一实例下就是我们所要查询的具体文档。 其步骤如下： １）建立文档分类框架,进入ＦｒｏｎｔＰａｇｅ,在“导航模式”下建立如图１所示的结构图。 ２）编辑文档库主页。在“文件夹模式”下双击ｉｎｄｅｘ．ｈｉｍ文件,即进入…     

建一个自己的电子文库

我经常写点东西,日积月累,我的“文档”中就杂乱起来,需要一篇文章要经过一番“寻找”。过去,我自编一份目录文档,找文章时先打开目录文档,然后再找文章。如果文档中带有图片,很可能被Word打上红“×”。现在好了,我用Word 2000“超级链接”功能建造了自己的个人文库,融“索引”和“打开”为一体,使用极为方便。     

电话铃增响器电路的改进

也许很多朋友都会将杂乱的文档记录为一张表格或者一个完整的文档，要查找的时候直接打开这个文档查看即可，但如果你所保存的文件更改了路径，一时找不到怎么办？别着急，利用“自动更新”功能，不管你的文档被“搬”到什么地方，都可以轻松找到。     

轻松制作加密电子书 电子书工作室

功能简介： 电子书工作室是一款快速制作电子书的软件，可以将你的文档、图片、Flash动画等影音文件打包制作成EXE电子书。用户可以自定义电子书的封面、启动界面和图标。软件采用树型目录结构进行内容组织，支持文件和目录树的批量导入，对于html格式的文档，eBookStudio可以自动提取出标题并生成索引。启动软件后，点击左侧的文件源按钮，导入文件。然后在“保护”一栏中。     

让你访问过的文件不留痕迹

Windows XP的“跟踪用户”功能会自动监视计算机中文档（如Word、Excel、文本文件、图形文件和数据库文件等）的打开情况,所有打开的记录将会被保存在“开始一我最近的文档”菜单中。如果你觉得这些记录可能泄漏你的隐私,可以将它们统统删除。如果要快速删除这些记录,可以执行如图所示的操作。     

常用软件的批量转换

根据工作需要,我们经常要将大量的文档、图片或多媒体文件转换为当前软件能支持的或更理想的格式,比如网页设计要将Photoshop的专业格式psd转换为jpg,排版人员要将大量的Word文件转换为txt等等。对于少量文件,有时用“另存为”命令就可以让它们“归顺”,但对于大量的待处理文件,使用批量处理工具或是软件的相关功能就能够大大提高我们的工作效率。     

让Word老马识图

小天用word也有好几个年头了，可就在编辑一个需要插入大量图片的Docx文档时却遇到了困难。并不是因为word这匹“老马”临阵脱逃，而是在每次编辑文档并插入图片后，wofd虽然可以将图片所在目录设置为待插入图片默认目录，但重新打开该文件后却需要重复选择目录，如此繁琐的操作，就连一向塌实肯干的小天也直喊麻烦。     

当文档打不开时……

不知你是否有这样的经历,编辑好Word文件,存盘,下次再打开时却出现了Word文档无法打开的提示信息。这里提供两种方法,可以一试。 1.当你双击文件,系统出现提示“文档的名称或路径无效”,无法打开该文档时,可以尝试在“打开”的对话框中的“文件类型”下拉式选项中,选择“从任意文件中恢复文本”。然后再打开受损的Word文档,即可看     

蜂房小技巧“软件提高篇”

快速清除Word文档中多余空行 如果Word文档中有很多空行．可以利用Word的替换功能快速删除它们。单击菜单“编辑→替换”在弹出的窗口中单击“高级”按钮将光标定位到“查找内容”文本框中．然后单击“特殊字符”按钮．选取“段落标记”。此时文本框内显示为“^P”．再同样输入一个“^P”．     

巧设Word的页码

在实际工作中, 用Ｗｏｒｄ编排文档时,经常会在页眉或页脚给文档加上“第×页 共×页”等页码符号,插入方法比较简单,只需单击“页眉和页脚”工具栏上的“页码”按钮即可。但如果在文档中包含了封面或目录,并且封面或目录占若干页时,上述方法插入的页码显然是不正确的,插入的页码数比正文实际内容的页码数大,并且使用选择菜单命令“插入／索引和目录”后插入的目录中每个标题的页码也同样是错误的。由于在Ｗｏｒｄ文档中,使用“分节符”可将整个文档分为若干个节,对每个节可以进行不同的格式设置,因此对上述情况可采用下面的操作步骤进行处理：     

Word2000中状态栏的妙用

相信打开查找和替换对话框来查找和替换文档中的文字、录制宏、执行修订文档等功能大家平时使用得一定挺多的，但大家一般都是通过选择菜单下的命令来打开并执行这些功能的。不过您知道吗？利用Word2000的状态栏我们可以快速执行上述操作。1、快速打开“查找和替换”对话框从“编辑”菜单中执行“查找”、“替换”或“定位”中的任何一个命令都可以打开“查找和替换”对话框。在状态栏上“录制”按钮前面的任何位置双击鼠标，也可以打开“查找和替换”对话框(如图1)，而且Word2000会自动为我们选择“定位”选项卡，大大方便了我们操作。2、…     

聘请外援，让操作更快捷

—段时间里，常常打开相同的文件进行编辑。查看，这是大多数人的习惯。WinXP当然也注意到了这点在“开始”菜单中的“我最近的文档”就是用来记录最近访问的文件。这对的立件非常有帮助，比如，这一周要写一份报告，相信每无都在编辑这个文件这时只须在“我最近的文档”中就可以快速的打开它，而不必在资源管理器中一层目录一层目录地打开。但是“我最近的文档”只能判出15个文件而且无法保存量近访问的文件夹，这又显得很有局限性，聘请一个外援吧，问题就会解决。     

受损Word文档大援救

一天，笔者想打开前几天写的一篇文章进行修改，系统却告知word无法打开该文档。笔者赶忙找来高人请教，高人告诉笔者，这篇Word文档已经损坏。并教给笔者几种恢复受损文档的几种方法。一、“自动恢复”法Word提供了“自动恢复”功能，可以帮助你找回程序遇到问题并停止响应时尚未保存的信息。实际上，在你不得不在没有保存工作成果就重新启动电脑和Word后，系统会打开“文档恢复”任务窗口(如图1)，其中列出了程序停止响应时已恢复的所有文件。文件名后面是状态指示器，显示在恢复过程中已对文件所做的操作，其中：[原始文件]——基于最…     

去除打开的文档名

我们知道,每当打开Word文档时,在“文件”下拉菜单中会出现最近所打开的Word文档名,出现的个数可以在“工具”\“选项”\“常规”中的“列出最近所用文件个数”来设置,如设置为“0”,如下图。则“文件” 下拉菜单中不会出现最近所打开的Word文档名,否则,都会对最近打开的文件进行记录。实际上我们在不更改用户设置的情况下,可以通过简单方     

Office文档批量转换很轻松

使用Word编辑文档的时候,不仅可以保存成Word格式,也可以保存为其它格式。但有的时候需要将大批的已经编辑完成的Word文档转换成文本格式或其他格式文档,怎么办?如果通过“另存为”将是一件十分费时费力的事情。可能有人说了利用第三方工具软件吧,那是另一话题。在这里笔者要告诉大家的是:批量转换文档格式不求“人”,完全可以借助Word 2000/XP本身自带的功能就可以完成批量转换文档格式的工作。