浅谈电子文件的管理、立卷、编辑和归档

一、电子文件的含义和特点电子文件是人们在计算机上，以特定的格式和处理方式生成的各种信息的总和。电子文件与纸质文件特点各不相同：一是接收、阅读形式不同。电子文件是存在于化学磁性材料上的间接信息，需要借助于计算机等现代办公设备才能接收并阅读利用；纸质文件是直观的，可直接接收、利用和阅读。二是传递方式和速度不同。电子文件可直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；纸质文件基本上是用手工方式间接传递，其速度相对较慢。三是共享状况不同。电子文件可不受时空的局限，更大范围的实现“资源”共享，可用度较高；纸质文件的共享范围和时效性有很大的局限性。四是保护技术不同。电子文件载体寿命和技术寿命相对短，环境条件和信息保护要求也比较高，保存场地的面积相对较小；而纸质文件则相反。